Referat af bestyrelsesmøde d. 14. juni 2016

Mødereferat fra bestyrelsesmøde den 14.juni 2016

Deltager: Frederik Cordes (nr.9, 4.th.), Mathias Haichbek (nr.9, 1.tv.), Ida Boe Rasmussen (nr.7, 2.th.) og Nicolas Oldrup (nr.9, 4.tv.).

Fraværende: Lea (nr.7, 2.tv.).

Afholdt hos Nicolas Oldrup kl. 20:00.

Dagsorden:

  1. Opfølgning på skader på ejendommen
    • Brønden under nr.9, stuen th. er udbedret af Lyngholm og regning for dette er ca. kr.42.000. Det er ved nærmere undersøgelse af Ida konstateret at ejerforeningens ejendomsforsikring, Alm. Brand dækker ca. kr.17.000 af den samlede regning.
    • Fugtskaden er udbedret af nabo nr.5.
  2. Status på arbejdsgruppe trapperenovering
    • Mathias er ved at sætte sig ind i de to tilbud, som er indhentet og næste skridt er at hente yderligere tilbud og få optimeret/forbedret de to som allerede er indhentet, da Bestyrelsen synes de er dyre.
  3. Status på TDC og tv-pakke
    •  I dag er ejerforeningen tilmeldt som én enhed hos TDC og ejerforeningen har den store tv-pakke. Det går udover beboere, som ikke vil have den store tv-pakke (også den dyreste tv-pakke). Mathias vil undersøge om ikke det er muligt at lave en ny aftale med TDC, hvor hver enkelt lejlighed selv kan vælge hvilken tv-pakke de har.
  4. Status på rengøring
    • SSG har opgivet at opkræve tillægget på ca. kr. 8.000, som de ellers gjorde gældende, da Bestyrelsen opsagde samarbejdet. Samarbejdet ophører den 1.8.2016.
    • Bestyrelsen skal have fundet et nyt rengøringsfirma inden den 1.7.2016. Til at beskrive ejerforeningens behov tages udgangspunkt i den eksisterende arbejdsbeskrivelse udarbejdet af SSG. Dog skal vi have tilføjet at loftrummet skal støvsuges en gang om året. Det er aftalt at Matias indhenter 3-4 tilbud. Evt. sendes 10 mails til 10 udvalgte rengøringsfirmaer og lave et ”åbent hus” hvor de kan komme og se ejendommen og derefter afgive bud. Nicolas deltager gerne og hjælper hvor der er behov herom.
  5. Brandalarmer i opgang nr.7
    • Nicolas har tjekket brandalarmerne på bagtrappen i nr.9 og de fungerer fint.  Det var ikke dem alle sammen, som hang, hvor de skulle, flere lå i vinduet. Der er ikke nogen i Bestyrelsen som har set eller bemærket, at der er nogle stikkontakter, som slår gnister, når man trykker på dem.
      Det er aftalt at Nicolas tjekker opgang nr.7 på samme måde som nr. 9. og bestiller nye brandalarmer, hvis der er nogle defekte. Endvidere er det aftalt, at hvis der er mange brandalarmer der ikke hænger korrekt, at de sættes op til arbejdsdagen den 27. august.
  6. Evt.      find en erstatningsdag for arbejdsdagen den 1.oktober 2016
    • Det var en enig bestyrelse der flyttede arbejdsdagen fra den 1.oktober til den 27.august.
  7. Evt.
    • I storskraldsrummet er der tre køleskabe, disse kan ikke komme i småt brandbart. Det er ikke meningen af storskraldrummet skal fyldes med andet end småt brandbart. Ida laver et skilt omkring småt brandbart og ingen hårde hvidevarer.
    • Endvidere er der otte bildæk i kælderen – Ida laver et skilt i forsøg på at finde ejermanden. Ellers smides dækkene ud.
    • I kælderen er der mange gamle vinduer, Nicolas kender nogen som muligvis gerne vil afhente dem gratis, dette har bestyrelsen godkendt.
    • Opgaveliste til arbejdsdag:
  • Grus til at fylde i graven
  • Træbeskyttelse til plankeværket
  • Træbeskyttelse til legetårn
  • Småbeskæring af haven
  • Leje af trailer til fjernelse af hårde hvidevarer
  • Hovedrengøring på tørreloft
  • Flytte gyngestativ
  • Træbeskyttelse og maling af sand, borde/bænkesæt
  • Velkomstbrev til nye beboere tilrettes af Nicolas  og sendes rundt til godkendelse i bestyrelsen. Der var følgende rettelser:
  • Skriv beboere i stedet for medlem – så vi også får lejerne med
  • Barnevogne på fortrappen er det eneste der må være (ikke cykler og løbehjul ) og postvæsnet skal kunne komme til postkasserne.
  • Oplys om mulighed for aftensmad på arbejdsdage

Vi bestiller de nødvendige sten/grus og maling i Silvan (til levering) til arbejdsdagen på næste bestyrelsesmøde den 17.august.2016, som afholdes hos Mathias.

Referat af bestyrelsesmøde d. 5. april 2016

BESTYRELSESMØDE

E/F Henrik Ibsens Vej 7-9

Dagsorden

Bestyrelsen indleder med at konstituere sig og udnævne Nicolas Oldrup som formand for bestyrelsen.

1. Konklusioner/refleksioner fra generalforsamlingen

— Bestyrelsen konstaterede at fremmødet til generalforsamlingen var sløvt og diskuterede hvad det skyldtes og hvordan man kunne øge fremmødet.

— Mht. gnister på bagtrappen nr. 7 afventer vi info fra Anders (7, 4. tv.).

— YouSee aftale til genforhandling
@ Mathias (9, 1. tv.) tager kontakt til YouSee for at diskutere hvorvidt vi kan ophæve aftalen, der tvinger samtlige lejere med i kontrakten.

2. Arbejdsopgaver til arbejdsdag

— Ida har bestilt en container. Forinden kommer et udlejningsselskab og afspærrer, så der er plads til containeren.
@ Ida

— Bestyrelsen besluttede at udforme basale retningslinjer for storskraldsrummet.
@ Frederik skriver et udkast.

— Bestyrelsen besluttede at udforme et velkomstbrev med de vigtigste ting nye beboere skal være opmærksom på, når de flytter ind.
@ Nicolas

— Bestyrelsen besluttede at starte en Facebook-gruppe for at forbedre beboer-kommunikationen.
@ Frederik / Nicolas

Opgaver til arbejdsdag
— Døren på køkkentrappen kan ikke lukkes helt
— Tømning af storskraldsrummet
— Haven: Flytte rundt på sten / grus
— Male plankeværk ved nr. 5 (backup opgave)
@ Nicolas står for morgenmad

3. Opfølgning på skader i ejendom
— Fugtskade i nr. 7. st. tv. (Lyngholm/Ida): Er blevet lavet
@ Ida henvender sig til Michael Fricke for at afklare status på brøndarbejde, hvad der er dækket af forsikring, hvad der skal igangsættes

4. Forhøjelse af fællesbidrag?
@ Nicolas: Kontakt til Michael Fricke mht. at vurdere vedligeholdelsesbudget og vurdere hvorvidt ejerforeningsbidrag skal forhøjes

5. Arbejdsgruppe til trapperenovering
@ Mathias anskaffer et 3. tilbud — Nicolas & Lea deltager i arbejdsgruppen

6. Status på rengøring
@ Ida skaffer respons mht. opsigelse af nuværende rengøringsaftale

7. Find en erstatningsdag for arbejdsdagen den 2. september 2016
Arbejdsdag nr 2 for året rykkes til lørdag d. 1. oktober 2016.

8. Evt.
Bestyrelsen vedtog at betale hvert bestyrelsesmedlem et beløb på 200 DKK årligt for småudgifter i forbindelse med bestyrelsesarbejde (tlf, frankering, internet, etc.).
@ Nicolas bekræfter til Michael Fricke

Sommerfest og arbejdsdag

afholdes lørdag d. 29. august.

Vi starter kl. 9.00 til en kop kaffe og rundstykker. Efter en produktiv dag, vil der være grillbøffer m.m. til de flittige.

Punkter på arbejdslisten:

-         Etablering af stenbed mod Platanvej

-         Tømning af storskraldsrum

-         Fjernelse af storskrald på lofter

-         Oprydning og rengøring af værksted

Kontakt bestyrelsen hvis du har forslag til hvad der skal laves.

S.U. senest 23. august. Til- og framelding sker på sedlen i opgangen.

Venlig hilsen bestyrelsen